Deine To-Do-Liste wird immer länger, doch du scheinst nicht voran zu kommen? Diese 5 Tipps für mehr Produktivität helfen dir, dich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
1 // Eat the Frog
Hast du schon mal vom dem amerikanischen Sprichwort „Eat the Frog“ gehört? Es besagt, dass die schlimmste Aufgabe des Tages als Erstes erledigt werden soll. Schließlich kann nichts schlimmer sein, als einen Frosch zu essen. Alles danach wird besser schmecken. Genau nach diesem Prinzip solltest du deinen Tag strukturieren. Die meisten von uns haben hin und wieder Aufgaben zu erledigen, die uns die Nacht zuvor wach halten. Sei es das wichtige Telefonat oder das unangenehme Gespräch, das wir am liebsten immer weiter vor uns her schieben möchten. Doch diese Prokrastination kann in uns Schuldgefühle oder Scham hervorrufen und unsere Motivation und Produktivität negativ beeinflussen. Erledige deine unangenehmste Aufgabe als Erstes und du hast das Schlimmste bereits am Morgen erledigt. Der Tag kann nur besser werden und vielleicht war es ja gar nicht so schlimm, dass du dir den ganzen Tag Sorgen darüber gemacht hättest? 🙂
Falls du mehr über das „Eat-the-frog“-Prinzip erfahren möchtest, empfehle ich dir das Buch vom bekannten Persönlichkeits- und Managementtrainer Brian Tracy.
2// Pomodoro-Technik
Pomodoro ist eine tolle Technik, deine Produktivität zu steigern. Die Zeitmanagement-Methode wurde von dem Italiener Francesco Cirillo und einer Eieruhr ins Leben gerufen. Ziel ist das fokussierte Arbeiten ohne Unterbrechungen für 25 Minuten. Ablenkungen und Zeitfresser wie E-Mails lesen, Social Media checken oder der Gang zum Kaffeeautomat haben dabei keine Chance. Du kannst dir vornehmen, eine bestimmte Aufgabe in den 25 Minuten zu erledigen oder eine große Aufgabe in Etappen einteilen. Natürlich hast du auch die Möglichkeit möglichst viele Aufgaben in der Zeit abzuschließen.
Nach jeder Arbeitsetappe legst du eine 5-minütige Pause ein und startest anschließend wieder mit der Arbeit. Nach der vierten Arbeitsphase erfolgt eine lange Pause von 30 Minuten. Nutze die Pause für einen kurzen Spaziergang an der frischen Luft oder ein paar Yoga-Übungen bei offenem Fenster. Tue das was dir gut tut, damit du motiviert und erholst an den Schreibtisch zurückkehrst – und das heißt nicht 30 Minuten am Schreibtisch sitzen und Social Media durchforsten. 🙂
3// Social Media Blocker
Social Media ist ein wahrer Zeitfresser, dem die meisten von uns vermutlich täglich verfallen. Ich leider auch. Es macht ja Spaß, aber der Konsum kann schnell zu viel werden, dich immer wieder von der Arbeit ablenken und deine Konzentration unterbrechen. Anschließend musst du dich gedanklich wieder an das erinnern, woran du als Letztes gearbeitet hast oder was der nächste geplante Schritt war.
Um der Versuchung gar nicht erst widerstehen zu müssen, verhindern Programme deine Surfaktivitäten – ganz nach deinen Wünschen. Dabei hast du die Möglichkeit, bestimmte Seiten lediglich für eine gewisse Zeit freizuschalten oder Seiten für einen festgelegten Zeitraum ganz zu sperren.
Hier ist eine Auswahl der bekannten Programme:
- StayFocusd ist als App oder Browsererweiterung verfügbar. Ziel ist es, einen Baum zu pflanzen und wachsen zu lassen, der jedoch bei Benutzung des Handys wieder stirbt. Das Programm hindert dich somit indirekt an der Nutzung des Handys oder des Laptops, da du deinen Baum weiter wachsen lassen möchtest. Die App ist leider kostenpflichtig, jedoch hast du die Möglichkeit, Bäume im echten Leben wachsen zu lassen und erfährst Statistiken zu deiner Handynutzung. Für Google Chrome ist zudem eine Browsererweiterung verfügbar.
- Cold Turkey ist eine weiteres Programm, das den Besuch von bestimmten Webseiten oder das komplette Internetsurfen für einen festgelegten Zeitraum verhindert.
- Webseite Blocker ist eine deutschsprachige Alternative, die als Browserweiterung auch für Google Chrome verfügbar ist.
- Strict Workflow ist eine tolle Erweiterung, die die Pomodoro-Technik und das Blocken bestimmter Webseiten kombiniert.
4// Terminplaner und To-Do-Listen
Sie sind das A und O für einen strukturierten und durchgeplanten Tag. Am besten planst du deinen Tag und deine Aufgaben bereits am Tag davor, sei es am Ende deines Arbeitstages, deiner Lerneinheit oder vor dem Schlafen gehen. So kannst du am nächsten Tag direkt mit deiner wichtigsten Aufgabe starten und verschwendest keine Energie darüber nachzudenken, was du alles erledigen musst. Dein Kopf ist am Morgen noch klar und kann direkt in den Arbeitsmodus schalten…Prokrastination hat somit keine Chance.
Dabei ist es wichtig, dass du deine Aufgaben so weit wie möglich konkretisierst. Anstatt „Kundentelefonate“ und „Englisch lernen“ zu notieren, sollte deine Planung folgendermaßen aussehen:
09:00 – 10:00 Uhr – Telefonat mit Kunde XY und YZ.
10:00 – 11:00 Uhr – Englischvokabeln von Seite 13 lernen.
Auf diese Weise bist du für dich verantwortlich, dass beide Kundentermine um 10 Uhr erledigt sind und du die Vokabeln vor dem Mittagessen auswendig kannst. Die Kenntnis des Endresultats und die Zeitbegrenzung steigern deine Motivation, da du genau weißt, was du in welcher Zeit erledigt haben musst. Achte dabei jedoch auf eine realistische Zeiteinteilung. Eine zu ambitionierte Planung kann schnell demotivierend wirken.
5// Schluss mit Multitasking
Ich weiß, es ist manchmal leichter gesagt als getan. Hier klingelt das Telefon, dort drüben ruft der Kollege um Rat und alles muss immer sofort mit Priorität 1 erledigt werden. Doch Multitasking verlangsamt dich. Du bist nicht mit deiner vollen Konzentration bei einer Sache und wirst ständig aus dem Momentum gerissen. Hast du eine andere Aufgabe kurz zwischendurch erledigt, kommt wieder die Frage „Wo war ich gerade?“ Dieses ständige Aufgabenhopping und die dauernden Störungen stehen deiner Produktivität im Wege. Daher versuche dich möglichst nicht unterbrechen oder ablenken zu lassen, bis die Aufgabe erfüllt ist. Nutze auch hier wieder die Pomodoro-Technik und arbeite konzentriert an einer Sache. Hast du häufig plötzliche Gedankeneinfälle, dann lege ein Notizblock neben dich, auf dem du deine Gedanken kurz notierst und zu deiner Aufgabe zurückkehrst. Deine Notizen warten auf dich, sobald du deine Aufgabe erledigt hast.
Wie wäre es damit, die neu gewonnene Zeit für ein kostenloses Workout von Zuhause zu nutzen? 🙂